10 hàm Excel cơ bản cho người mới bắt đầu
Học 10 hàm Excel cơ bản qua công thức, ví dụ và ảnh minh họa dễ hiểu. Thực hành tính tổng, đếm, phân loại và làm tròn số cho người mới.
Cập nhật
Thời gian đọc
6 phút
Excel giúp bạn quản lý dữ liệu, tính toán và lập báo cáo nhanh hơn. Tuy nhiên, nếu chỉ nhập số rồi tính thủ công, bạn sẽ bỏ lỡ một trong những công cụ hữu ích nhất của Excel: hàm.
Bài viết này giới thiệu 10 hàm cơ bản thường gặp, kèm ví dụ để bạn có thể thực hành ngay với một bảng bán hàng nhỏ.
Chuẩn bị bảng dữ liệu để thực hành
Hãy nhập bảng dưới đây vào Excel, bắt đầu từ ô A1. Các giá trị trong cột Số lượng và Đơn giá cần được nhập dưới dạng số.
| Sản phẩm | Nhóm hàng | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|
| Bút bi | Văn phòng phẩm | 10 | 5000 | 50000 |
| Vở | Văn phòng phẩm | 5 | 12000 | 60000 |
| Bình nước | Đồ gia dụng | 2 | 80000 | 160000 |
| Thước | Văn phòng phẩm | 4 | 10000 | 40000 |
| Cốc | Đồ gia dụng | 3 | 30000 | 90000 |
Trong ô E2, nhập =C2*D2, sau đó sao chép công thức xuống E6 để tính thành tiền cho từng sản phẩm.
Công thức Excel bắt đầu bằng dấu =. Ví dụ bên dưới dùng dấu phẩy , để ngăn cách các đối số. Nếu Excel của bạn dùng dấu chấm phẩy ;, hãy thay dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy. Ký hiệu E2:E6 chỉ vùng ô từ E2 đến E6.
1. SUM — Tính tổng
SUM cộng các số trong một vùng dữ liệu. Đây là hàm bạn có thể dùng để tính tổng doanh thu, chi phí hoặc số lượng sản phẩm.
=SUM(E2:E6)
Công thức trả về 400000, là tổng thành tiền của năm sản phẩm.
Bạn cũng có thể cộng các ô không liền nhau bằng công thức =SUM(E2,E4,E6).
2. AVERAGE — Tính trung bình
AVERAGE tính trung bình cộng của các giá trị số.
=AVERAGE(E2:E6)
Kết quả là 80000, tức thành tiền trung bình trên mỗi dòng sản phẩm.
Lưu ý: ô trống và văn bản trong vùng tham chiếu được bỏ qua, nhưng ô có giá trị 0 vẫn được tính. Vì vậy, để trống một ô và nhập số 0 có thể tạo ra hai kết quả trung bình khác nhau.
3. MAX — Tìm giá trị lớn nhất
Muốn biết dòng sản phẩm nào có thành tiền cao nhất, hãy dùng MAX:
=MAX(E2:E6)
Kết quả là 160000.
Hàm này trả về giá trị lớn nhất. Để xác định tên sản phẩm tương ứng, bạn cần xem bảng hoặc kết hợp thêm hàm tra cứu.
4. MIN — Tìm giá trị nhỏ nhất
MIN hoạt động tương tự MAX, nhưng trả về giá trị nhỏ nhất.
=MIN(E2:E6)
Kết quả là 40000. Bạn có thể dùng MIN để tìm mức chi phí thấp nhất, điểm số thấp nhất hoặc số lượng nhỏ nhất trong một danh sách.
5. COUNT — Đếm ô chứa số
COUNT đếm số ô chứa giá trị số trong vùng được chọn.
=COUNT(C2:C6)
Kết quả là 5, vì cả năm ô đều chứa số lượng.
Nếu một ô chứa chữ hoặc một số được lưu dưới dạng văn bản, COUNT sẽ không tính ô đó. Đây là điểm cần chú ý khi dữ liệu được sao chép từ nguồn khác.
6. COUNTA — Đếm ô không trống
Khi muốn đếm cả ô chứa chữ và ô chứa số, hãy dùng COUNTA.
=COUNTA(A2:A6)
Kết quả là 5, tương ứng với năm tên sản phẩm.
Phân biệt nhanh: COUNT đếm ô chứa số; COUNTA đếm ô không trống. COUNTA cũng tính ô có công thức trả về chuỗi rỗng "", dù ô đó nhìn có vẻ trống.
7. IF — Trả kết quả theo điều kiện
IF giúp bạn đưa ra kết quả tùy theo một điều kiện đúng hay sai. Chẳng hạn, bạn muốn phân loại các dòng có thành tiền từ 100000 trở lên.
Trong ô F1, nhập “Phân loại”. Tại F2, nhập:
=IF(E2>=100000,"Giá trị cao","Giá trị thường")
Sau đó sao chép xuống F6. Dòng Bình nước sẽ được ghi là Giá trị cao; các dòng còn lại là Giá trị thường.
Công thức gồm ba phần: điều kiện cần kiểm tra, kết quả khi điều kiện đúng và kết quả khi điều kiện sai. Nội dung dạng chữ phải đặt trong dấu ngoặc kép.
8. COUNTIF — Đếm theo một điều kiện
COUNTIF đếm các ô đáp ứng điều kiện bạn đặt ra.
=COUNTIF(B2:B6,"Văn phòng phẩm")
Kết quả là 3, vì có ba sản phẩm thuộc nhóm Văn phòng phẩm.
Bạn cũng có thể đếm số dòng có thành tiền từ 100000 trở lên:
=COUNTIF(E2:E6,">=100000")
Kết quả là 1. Khi viết trực tiếp một điều kiện có toán tử so sánh như >=, hãy đặt điều kiện đó trong dấu ngoặc kép.
9. SUMIF — Tính tổng theo một điều kiện
Nếu COUNTIF giúp đếm, SUMIF giúp cộng các giá trị thỏa mãn điều kiện.
Để tính tổng thành tiền của nhóm Văn phòng phẩm, dùng:
=SUMIF(B2:B6,"Văn phòng phẩm",E2:E6)
Kết quả là 150000.
Trong công thức này, B2:B6 là vùng kiểm tra nhóm hàng, “Văn phòng phẩm” là điều kiện, còn E2:E6 là vùng cần cộng. Các vùng nên có cùng kích thước để từng dòng được đối chiếu đúng.
10. ROUND — Làm tròn số
ROUND làm tròn số đến số chữ số được chỉ định.
=ROUND(10/3,2)
Kết quả là 3,33 nếu Excel hiển thị dấu phẩy thập phân, hoặc 3.33 nếu dùng dấu chấm.
Đối số thứ hai xác định mức làm tròn:
2: làm tròn đến hai chữ số sau dấu thập phân.0: làm tròn đến số nguyên.-3: làm tròn đến hàng nghìn.
Ví dụ, =ROUND(123456,-3) trả về 123000. ROUND thay đổi giá trị dùng trong tính toán; định dạng hiển thị ít chữ số thập phân chỉ thay đổi cách số xuất hiện trên màn hình.
Mẹo giúp sử dụng hàm chính xác hơn
Trước khi viết công thức, hãy kiểm tra vùng dữ liệu và kiểu dữ liệu của các ô. Một con số được lưu dưới dạng văn bản có thể khiến kết quả đếm hoặc tính toán khác với mong đợi.
Khi sao chép công thức, Excel thường tự điều chỉnh tham chiếu. Nếu cần giữ cố định một ô, hãy thêm dấu $. Chẳng hạn, =E2*$H$1 sẽ luôn lấy giá trị ở H1 khi bạn sao chép công thức xuống các dòng khác.
Để tránh sai sót, hãy thử công thức trên một bảng nhỏ và kiểm tra một vài kết quả bằng tay trước khi áp dụng cho toàn bộ dữ liệu.
Bắt đầu từ những việc bạn làm mỗi ngày
Bạn không cần học tất cả các hàm Excel cùng lúc. Hãy bắt đầu bằng SUM để tính tổng, AVERAGE để tính trung bình và IF để phân loại dữ liệu. Khi cần lập báo cáo theo nhóm, COUNTIF và SUMIF sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm nhiều thao tác.
Một bài tập nhỏ: từ bảng mẫu, hãy tính tổng số lượng sản phẩm, tìm đơn giá cao nhất và tính tổng thành tiền của nhóm Đồ gia dụng. Kết quả để tự kiểm tra lần lượt là 24, 80000 và 250000.
